1. Mener l'enquête pour savoir précisément à qui vous vous adressez
Vous avez prospecté, listé la liste des fondations et des organismes auprès desquels vous pouvez effectuer une demande ?
Vous avez vérifié les échéances des différents appels à projet afin d'établir un rétroplanning ?
Vous avez rassemblé toutes les informations sur le projet pour lequel vous candidatez ?
Vous savez combien demander et pour quoi ?
Vous pensez donc être prêts... et bien non !
La liste de mécènes prospects n'est, en réalité, que le début d'un important travail de compilation de données. Il faut ensuite prendre le temps de connaître chacun d'eux.
Allez sur le site de chaque fondation, par exemple, renseignez-vous afin de déterminer ses axes d'actions, sa philosophie, les personnes qui se cachent derrière elle. Éventuellement, appelez-les pour obtenir des informations complémentaires...
Il faut comprendre son processus de sélection et surtout, connaître, les projets qu'elle a soutenus et soutient actuellement. Une mine d'informations...
Vous croyez peut-être que jouer les Sherlock Holmes est une perte de temps, détrompez-vous, c'est l'une des clefs de votre réussite !
2. Calculer le ratio temps passé / montant espéré
Les dossiers de demande de don ou de subvention se présentent sous des formats très variés... Certains sont très courts ( ils sont de plus en plus rares...), d'autres nécessitent un travail en amont qui peut s'avérer chronophage. Dites-vous bien que chaque formulaire a été pensé par des équipes compétentes, soucieuses de mettre en place un outil adapté, gage d'équité. Mettez-vous quelques minutes à leur place : pour être sûrs de choisir les meilleurs dossiers, il faut pouvoir avoir des informations précises...
C'est la raison pour laquelle remplir certains dossiers vous semble une tâche sans fin... Sorte de tonneau des Danaïdes, version fundraising !
Il faut donc toujours évaluer si le temps passé sur un dossier en vaut la peine. En cas de manque de temps, choisissez soigneusement les appels à projets qui proposent un montant important et arbitrez en calculant le ratio temps passé / montant espéré.
3. Chercher l'adéquation entre vos valeurs et celles du donateur
À partir du moment où vous entrez dans le domaine du mécénat, vous mettez les pieds dans un monde de valeurs dans lequel chaque entité porte une certaine vision du monde. Il est donc inutile de remplir un dossier s'il n'y a pas, dès le départ, une adéquation entre votre vision du monde et celle que défend le mécène en question.
C'est un peu comme si, à la manière de ce jouet pour enfants, vous tentiez de faire rentrer un carré dans une forme ronde... Beaucoup d'énergie dépensée pour quelque chose qui est nécessairement vouée à l'échec !
En cas de doutes, un exercice très simple permet d'éviter cet écueil : listez les 5 notions-clefs qui apparaissent dans le discours de présentation de la fondation ou de l'organisme financeur. Comparez-les avec les mots-clefs de votre communication interne. Si vous avez 4 ou 5 points communs, il y a une chance que votre projet soit retenu. Dans le cas inverse, passez vite votre chemin !
Et n'oubliez pas... Puisqu'il est question de valeurs, les vôtres doivent apparaître très nettement dans votre demande, et si possible, dès le début du formulaire.
Elles sont votre ADN.
4. Le trop est l'ennemi du bien : viser la concision, elle est votre meilleur allié
Vous adorez votre projet, vous l'avez conçu, porté, vous êtes mu par l'enthousiasme et la passion ?
Vous pouvez même en parler pendant des heures ?
C'est une bonne chose.. sauf au moment de remplir les différentes parties d'un appel à projets !
Que les caractères du formulaire soient ou non limités, pensez aux mécènes, soyez concis.
Croyez-moi, je sais à quel point c'est frustrant... Pourtant, l'enjeu n'est pas de tout dire, mais de livrer l'essentiel pour susciter l'envie et la curiosité.
Soyez clairs, précis, concis, ordonnés.
Vérifiez qu'il n'y a pas de redites. Bannissez toutes les répétitions. Si le formulaire a été pensé intelligemment, il ne doit pas y avoir la même information à deux endroits différents. Chaque partie du dossier doit permettre d'évaluer un pan précis de votre projet, il s'agit donc simplement de répondre aux questions, une à une, sans chercher à extrapoler...
Un dossier qui se veut exhaustif est toujours un dossier confus et désordonné.
Il en est de même pour les pièces qu'il est parfois possible de joindre en complément, par courrier ou directement jointes à la fin du formulaire. Inutile de transmettre tous vos documents de communication, sans explication, sans commentaire, sans avoir le tri.
Ne donnez que ce qui est adapté à la situation et en adéquation avec le projet précis sur lequel est fondée cette demande. Un mécène n'a pas besoin de recevoir tous vos goodies et toute la collection complète de vos flyers !
5. Chasser les incohérences : ennemi n°1
Le dossier a été complété par votre collègue, puis repris par vous la semaine suivante, il a ensuite fini dans les mains de votre trésorier ou gestionnaire pour la partie budgétaire... chacun a corrigé, ajouté, complété ce qui lui semblait le plus probant ? Tous vos voyants doivent alors être au rouge !
C'est en effet la porte ouverte à toutes les incohérences et ce type d'erreurs fait très mauvaise impression à la personne qui reçoit votre candidature.
Il est parfois nécessaire de travailler sur ces dossiers collégialement, mais il est important de désigner une personne responsable qui se chargera, à la fin, de toute relire et de partir à la chasse aux incohérences, en se concentrant notamment sur le budget et les chiffres qui doivent être le reflet exact du projet. Tout ce qui est décrit dans les différentes parties du formulaire doit être transcrit en chiffres dans les tableaux financiers.
Prenez garde également aux incohérences qui se glissent entre le budget total de votre structure et le budget du projet présenté. Tant d'erreurs peuvent s'y glisser !
C'est, enfin, le moment de vérifier la cohérence entre le coût total du projet et le montant demandé (je suis sûre que vous voyez de quoi je parle ! ) : on ne peut pas aller jusqu'à demander 30 000 euros pour un projet qui coûte 35 000 au total ; aucun mécène n'acceptera et il aura raison. Vous devez lui apporter des garanties et lui montrer que vous avez déjà une bonne partie de ce montant :
- soit grâce à vos fonds propres
- soit par d'autres partenaires
Et les deux, c'est encore mieux !
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